Pour la bonne tenue de l’assemblée générale, il est impératif de procéder à l’élection d’un bureau de séance (article 15 Décret du 17 mars 1967)
Ce dernier doit être constitué avant l’ouverture des débats et le vote se fait individuellement à la majorité de l’article 24 de la Loi du 10 juillet 1965. Aucun cumul des mandats n’est admis.

On y trouve :
– Un Président
– Un secrétaire
– Et éventuellement un ou plusieurs scrutateurs

Chacune de ces fonctions est encadrée tant dans la qualité des personnes pouvant y prétendre que dans les tâches qui leurs sont dévolues.

Il est parfois difficile de trouver des candidats pour faire partie du bureau de séance. On se trouve plus souvent en pénurie de volontaire qu’avec plusieurs candidats pour chaque poste.
Il ne faut pas pour autant négliger le respect du formalisme et des règles légales en la matière.
Une assemblée générale qui se tiendrait en dépit de ces obligations se verrait frappée de nullité, quand bien même aucun préjudice n’en découlerait.

=> Tout d’abord concernant les fonctions de Président de séance :

Elles pourront être exercées par tout copropriétaire. Sauf : le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacs et ses préposés quand bien même ces personnes seraient copropriétaires (article 22 Loi du 10 juillet 1965).
Les mandataires non copropriétaires ne peuvent pas non plus prétendre au rôle de président de séance (civ 3° 13-11-2013).
Le président du conseil syndical peut présenter sa candidature mais il n’est pas de droit président de l’assemblée générale.
Son rôle est en toute logique de présider la réunion. Dans ce cadre, il s’agit pour lui de faire élire les autres membres du bureau, vérifier les pouvoirs des mandataires, organiser les débats, faire procéder au vote de chaque résolution portée à l’ordre du jour, certifier le procès-verbal et la feuille de présence.
Organiser (ou animer) les débats => Voilà une des phrases qui effraient le plus les apprentis présidents (avec celle les invitant à venir prendre place à la table de devant aux côtés du syndic). Heureusement, le syndic conserve son devoir de conseil et de ce fait accompagne très souvent le Président dans cette tâche. Mais attention à ne pas être trop insistant, une inversion des rôles pouvant être jugée contraire à l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 (CA Aix-en-Provence 12 mars 1998).
Dans son rôle d’organisation des débats, le président de séance peut être amené à modifier l’ordre de l’examen des résolutions. Mais il doit s’assurer que toutes les résolutions sont bien soumises au vote.
Est-il habilité à distribuer les pouvoirs en blanc ? Aucune règle ne l’en empêche bien que la jurisprudence semble considérer que cela puisse plutôt être fait par le président du conseil syndical (civ 3° 4 novembre 1993)
Sa responsabilité peut être engagée par tout copropriétaire qui aurait subi un préjudice découlant de sa façon de mener les débats (on peut ici penser à l’hypothèse d’une demande d’autorisation de travaux qui serait refusée faute pour le président d’avoir permis un débat équilibré). Sa responsabilité pénale (ainsi que celle du secrétaire) pourrait également être mise en jeu pour faux et usage de faux si le procès-verbal ne devait pas correspondre aux décisions prises en séance.

Le secrétaire de séance :
Selon l’article 15 du décret du 17 mars 1967, cette fonction est dévolue de droit au syndic en exercice sauf décision contraire de l’assemblée générale. Ce dernier n’aurait donc même pas besoin d’être élu.
Si l’assemblée générale décide d’élire un autre secrétaire que le syndic en exercice, il n’aura pas à être choisi nécessairement parmi les copropriétaires. Cela peut par exemple être le salarié de l’un des candidats aux fonctions de syndic (civ 3° 17 juillet 1996).
Si le syndic en exercice est secrétaire de séance mais que lors du vote de sa désignation il n’est pas réélu, libre à lui de quitter la réunion. Il faudra alors que le président de séance fasse procéder à un nouveau vote pour désigner un secrétaire remplaçant.
Le rôle du secrétaire de séance est de procéder à la rédaction du procès verbal en séance, en y mentionnant l’intitulé de chaque résolution, le résultat des votes (avec le nom et le tantièmes des opposants et abstentionnistes), et les éventuelles réserves émises par un copropriétaire opposant sur la régularité du vote.

Le ou les scrutateurs :
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 n’impose pas l’élection de scrutateurs pour la validité de l’assemblée générale de copropriété. Il faudra alors, pour savoir s’il est nécessaire d’en prévoir, se reporter au règlement de copropriété de chaque immeuble. Leur nombre y sera également mentionné.
Leur rôle principal sera de veiller à la bonne comptabilisation des votes, tâche qui peut s’avérer délicate dans les gros ensembles.

Tous devront signer le procès-verbal de l’assemblée générale.

Article 15 Décret 17 mars 1967 : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=0E40A0204F4507FB9974356D237DAF7E.tpdila10v_1?idArticle=LEGIARTI000022124075&cidTexte=LEGITEXT000006061423&dateTexte=20151001

Une pensée sur “Assemblée Générale : Constitution du bureau de séance

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